Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

Dalam mengelola arsip digital kami berpedoman pada karakteristik media cetak aslinya karena pada dasarnya kegiatan pengarsipkan secara digital adalah untuk menjaga dan membeckup media cetak aslinya. Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang.